Un(e) Sales Coordination Officer

Depuis 30 ans, l’entreprise luxembourgeoise IKO Real Estate est active dans l’immobilier en tant qu’aménageur urbain, développeur et investisseur. D’abord spécialisée en immobilier d’affaires, l’entreprise a étendu ses activités aux segments résidentiel et commercial et déploie aujourd’hui des quartiers de vie qui mixent associent harmonieusement les fonctions de logements, commerces, et bureaux et les espaces verts.

Déjà précurseur dans de nombreuses réalisations, IKO Real Estate souhaite rester à l’avant-garde en accompagnant le processus qui change profondément les modes de vie. Son objectif est de permettre à l’être humain de se réapproprier l’espace urbain, notamment en plaçant le bien-être et la nature au cœur de tout projet, également en exploitant le meilleur des nouvelles technologies.

Rattaché(e) au département « Sales & Client Experience » pour le volet Résidentiel, le (la) Sales Coordination Officer assurera la coordination commerciale et la gestion administrative des réservations et ventes en VEFA et veillera au respect des standards qualité IKO et à la conformité avec les règlementations en vigueur.

Vos missions

Votre mission principale consistera à soutenir l’équipe commerciale dans la vente des projets immobiliers résidentiels en assurant le suivi administratif des réservations et ventes et en participant à divers projets et analyses d’activité et de marché. Cela impliquera d’être polyvalent, méticuleux, organisé et orienté client.

Suivi administratif des réservations et des ventes

• Constitution du dossier de réservation avec compilation de l’ensemble des pièces nécessaires et mise à jour des conditions suspensives et informations clés
• Accompagner le client administrativement jusqu’à la vente notaire, conjointement avec le Commercial
• Coordination administrative de la commercialisation en cas de partenariats externes (agences immobilières, apporteurs, courtiers…)
• Assurer les formalités KYC AML en lien avec le Commercial en charge, et la Responsable Compliance si besoin
• Vérification et validation des contrats de réservation
• Gérer le suivi de l’obtention de financement en récupérant l’offre de prêt
• Constitution et compilation du dépôt de pièces chez le notaire (projet VEFA, acte de base, assurances, GFA, règlement de copropriété…) avec les équipes opérationnelles
• Participation aux signatures notaires et garant de la cadence des ventes notaires
• Envoi et suivi des appels de fonds et des relances
• Veiller à la qualité du parcours client en ayant une démarche proactive et en répondant aux questions de manière précise et réactive
• S’assurer de la bonne application et prises en compte des évolutions réglementaires (changement de TVA, réglementation…)

Soutien aux commerciaux et au Client Relationship Officer

• Aide à la mise en place des documents commerciaux (notice, plans de vente…) et des outils marketing, préparation du lancement commercial
• Veiller à une excellente connaissance des biens commercialisés pour assurer tout renfort à la commercialisation et être en mesure d’orienter ou renseigner un prospect ou un client
• Participer à différents évènements commerciaux et manifestations
• Assister les Commerciaux dans leurs actions commerciales en rencontrant vous-mêmes des prospects et clients si besoin
• Soutenir et assister le Client Relationship Officer durant le parcours client y compris en phase décennale en cas de besoin spécifique et ponctuel (surcharge d’activité ou absence)

Suivi de l’activité commerciale dans le CRM et son animation

• Implémenter les projets dans le CRM (Client Relationship Management) et le tenir à jour avec l’ensemble des informations nécessaires au bon suivi des biens commercialisés, des réservations et ventes, et compléter les informations nécessaires aux analyses marketing
• Participer au reporting de l’activité commerciale et aux analyses auprès de la Directrice Commerciale
• Veiller à la bonne utilisation des outils digitaux et commerciaux et à la bonne saisie de la DATA.

Amélioration continue et veille de marché

• Veiller à l’amélioration continue de la satisfaction clients et du parcours client et faire des remontées de terrain pour optimiser et améliorer nos process.
• Lancer et piloter les enquêtes satisfaction, en faire l’analyse et le reporting
• Veiller à la bonne remontée et mises à jour des données (informations sur les projets, prix, documents annexés) sur nos outils et notre site.
• Participer à des études de marché (tant quantitatives que qualitatives) pour comprendre les tendances actuelles du marché de l’immobilier, les besoins des clients et les opportunités commerciales ;
• Préparer des rapports et des présentations pour les besoins de l’équipe et du département Sales.

Vos relations

A l’intérieur de la société :

• Vous rejoindrez une équipe de 5 personnes composée de la Directrice Commerciale, d’un Sales Manager, d’un Sales Officer, d’une Sales Coordinator Manager et d’un Client Relationship Officer.
• Sous la responsabilité de la Sales Coordination Manager, vous soutiendrez la force commerciale résidentiel IKO (Sales Manager & Sales Officer) avec lesquels vous aurez des interactions très régulières
• Vous serez en lien étroit avec divers départements de la firme (Marketing & Communication, Data Management, Compliance, Legal, Real Estate Development, Project Management, Finance, etc.) afin d’obtenir une bonne collaboration pour l’exécution de vos missions et le respect des procédures.

A l’extérieur de la société : avec les prospects, clients et partenaires (notaires, banques, partenaires d’offres et services associés, etc.).

Votre profil

• Diplômé(e) d’une formation minimum bac+2 en administration des ventes ou droit, vous justifiez d’une expérience similaire d’au moins 5 ans dans la coordination des ventes immobilières résidentiels au Luxembourg ;
• Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) ;
• Vous êtes orienté(e) clients, proactif(ve) et réactif(ve) ;
• Vous avez un(e) excellent(e) communication tant à l’oral qu’à l’écrit. Vous avez le sens de l’écoute, de l’empathie et savez détecter les situations à risque ;
• Vous êtes apte à travailler de manière autonome et à respecter les délais ;
• Vous êtes orienté(e) résultat, tenace et persévérant(e) ;
• Vous maîtrisez parfaitement le Pack Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, etc.). Vous possédez également des connaissances dans l’utilisation d’un CRM ;
• Vous maîtrisez parfaitement le français et l’anglais, la pratique du luxembourgeois, de l’allemand ou du portugais est un atout.

Nous vous proposons

• Un contrat à durée indéterminée et à temps complet
• Une possibilité de carrière au sein d’une entreprise stable et dynamique
• Un environnement de travail stimulant favorisant le développement personnel et la collaboration
• Une rémunération attractive, fixe et variable
• De nombreux avantages complémentaires (chèques repas, assurances complémentaires, etc.)
• Un droit de congé annuel de 28 jours, évolutif selon votre ancienneté, auquel s’ajoutent 2 jours liés à un projet solidaire
• Un cadre de vie qui favorise l’épanouissement personnel et le collectif (télétravail, salle de sport, espace restauration, terrasse, salle de repos, etc.)
• Des bureaux qui disposent de la plus haute certification Well Building Standard et qui offrent un cadre de travail confortable, flexible et conçu pour le bien-être de ses occupants
• Un équipement moderne et à la pointe de la technologie
• Une mobilité facilitée : une proximité avec de nombreux transports en commun (gare d’Howald, arrêt de tramway Howald, nombreuses lignes de bus), une possibilité de parking, et une mise à disposition de voitures et vélos partagés

Comment postuler ?

Si vous vous reconnaissez dans ce profil, merci de nous soumettre votre candidature en précisant l’intitulé du poste à l’adresse careers@ikorealestate.eu. Elle sera traitée en toute confidentialité.

Attention, IKO ne s’engage à répondre qu’aux candidatures envoyées directement par email à l’adresse careers@ikorealestate.eu.

IKO veille aux données personnelles de ses candidats. Veuillez trouver toutes les informations sur le traitement de vos données dans notre « Déclaration de confidentialité pour les candidats », disponible à tout moment sur notre espace carrière de notre site internet.